知识产权信息服务档案管理，是知识产权信息服务工作的重要组成部分。为使知识产权信息服务工作进一步科学化、规范化、标准化，加强知识产权咨询档案的管理，特制定本档案保管规则。

一、档案管理内容

档案管理分为文书档案和项目档案两大类。

1.文书档案包括：上级下发的各种有关知识产权的办法、规定、规范、细则等，知识产权机构制定的各种有关规章制度，年检材料和工作总结，项目登记簿，咨询专家数据库和有关业绩材料，以及知识产权人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

2.项目档案包括：知识产权信息服务合同、报告、项目的主要科学技术资料、咨询专家的书面咨询意见、人员的工作记录等。

二、档案管理要求

1.知识产权咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。

2.每一个知识产权项目的相关材料由该项目的受理人负责收集、整理、归档。完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案管理专员，档案管理专员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

3.档案立卷保管，文书档案类按照年度归档，项目档案类按年度编号立卷，分别按一定标准装入档案袋专柜存放，并进入兰州大学知识产权信息中心电子文档。

4.档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机，并由专人负责管理。

5.知识产权咨询档案仅在相关责任人许可下方可外借。

6.知识产权信息服务人员按档案管理部门要求，及时将项目的资料、合同、报告及其附件、咨询专家意见、工作记录、反馈意见等存档并进行计算机档案管理。

7.档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。